Mit MailStore Server können Unternehmen alle Vorteile moderner E-Mail-Archivierung
einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien
aller E-Mails in einem zentralen E-Mail-Archiv ab und stellt so die Sicherheit
und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen auch über viele Jahre hinweg sicher.
Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil
auf ihre E-Mails zugreifen und diese sehr schnell durchsuchen.
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Vorteile für Unternehmen
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Unternehmen müssen E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig und manipulationssicher aufbewahren.
Mit dem nach IDW PS 880 zertifizierten MailStore Server können alle relevanten rechtlichen Anforderungen umgesetzt werden.
Schnelle Suche für alle Anwender
MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff
auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
RECHTLICHE VORTEILE
Gesetzliche Anforderungen erfüllen
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
| LEITFADEN ZUR RECHTSSICHEREN E-MAIL-ARCHIVIERUNG (PDF) | |
| Dieser Leitfaden führt durch die wichtigsten Fragestellungen rund um die rechtlichen Aspekte der E-Mail-Archivierung. | |
| Deutschland , Österreich , Schweiz |
WIRTSCHAFTLICHE VORTEILE
Vollständiger Schutz vor Datenverlusten
E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.
Unabhängigkeit und Sicherheit
In vielen Unternehmen werden E-Mails nicht lokal unter eigener Kontrolle, sondern auf externeren Servern im Internet gespeichert. Dies setzt Vertrauen in die technischen Sicherungsmechanismen und in die Beständigkeit der Betreiber voraus. Die Archivierung dieser Daten bildet eine einfache Sicherungsmaßnahme.
IT-Kosten reduzieren
Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können.
Schnelle Suche steigert die Produktivität
E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen.
TECHNISCHE VORTEILE
E-Mail-Server entlasten
E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau gehalten. Methoden wie die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien werden überflüssig.
Verteilte E-Mails zusammenführen
Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail-Server, Anwender-Rechner oder externe Service Provider. Mit Hilfe von MailStore Server können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.
One-Click-Restore für alle Anwender
Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.
Kontrolle über PST-Dateien
PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu sichern und aufwändig zu verwalten. Die Archivierung der PST-Dateien mit MailStore löst diese Probleme auf einfache Weise.
Backup und Restore des E-Mail-Servers vereinfachen
Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem E-Mail-Server kann dieser wesentlich einfacher bzw. schneller gesichert und im Schadensfall auch schneller wiederhergestellt werden.
Reduzierung des Speicherbedarfs
MailStore wurde für die sichere und effiziente Verwaltung großer Datenvolumen konzipiert und reduziert den Speicherbedarf zudem über Single-Instance-Technologie und Komprimierung.
Abschaffung von Postfachbegrenzungen
Postfachbegrenzungen als Instrument zur Begrenzung des Speicherverbrauchs eines E-Mail-Servers werden durch die E-Mail-Archivierung vollständig überflüssig gemacht.
Durchgehende Verfügbarkeit aller E-Mails im Schadensfall
Der kritische Aspekt beim Backup von E-Mail-Servern ist die Zeit, die für die Wiederherstellung der Daten im Schadensfall benötigt wird. In dieser Ausfallzeit, oft Stunden oder Tage, stehen dem Unternehmen und den Mitarbeitern geschäftskritische Informationen nicht zur Verfügung. Bei einem Ausfall des E-Mail-Servers oder beim Datenverlust bleiben alle E-Mails für alle Anwender im Unternehmen über das E-Mail-Archiv zugreifbar. Geschäftsaktivitäten können ohne Unterbrechung fortgeführt werden.